- Een individuele financiële bijdrage voor deelname aan bijeenkomsten (zoals congressen, symposia, nascholing) is alleen toegestaan als:
- de bijdrage voor zogenaamde gastvrijheidskosten (de reis-, verblijf- (overnachting en diners) en inschrijfkosten) strikt beperkt is tot het hoofddoel (c.q. het inhoudelijke programma) van de bijeenkomst
- de locatie van de bijeenkomst gerechtvaardigd is (zowel de plaats als de faciliteiten)
- de kosten voor gastvrijheid redelijk zijn en geen sociale of recreatieve activiteiten worden gesponsord.
- Wanneer zijn kosten redelijk:
- Voor wetenschappelijke bijeenkomsten die:
- georganiseerd zijn door onafhankelijke derden (geen bemoeienis van het farmaceutisch bedrijf)
- geaccrediteerd zijn, of
- door de CGR als wetenschappelijk zijn gekwalificeerd:
max. € 500 (max. € 1.500 per jaar) of 50% van kosten (als de beroepsbeoefenaar zelf ook minimaal 50% betaalt)
- Voor een niet-wetenschappelijke bijeenkomst:
max. € 75 (max. € 225 per jaar)
- De afspraken omtrent de gastvrijheid moeten in een schriftelijke overeenkomst worden vastgelegd
- Dit is bijvoorbeeld mogelijk in een bevestigingsbrief
- Een schriftelijke overeenkomst is niet verplicht, indien de vergoeding is beperkt tot de deelnamekosten (zoals: eten, drinken en parkeerkosten) aan een door het farmaceutisch bedrijf georganiseerde bijeenkomst en geen reis- en/of overnachtingskosten worden vergoed
- Bij sponsoring van de organisator van de bijeenkomst gelden dezelfde regels en maxima voor gastvrijheidskosten per deelnemer (berekend over het aantal deelnemers). Er gelden geen maxima voor bijdragen aan de algemene organisatiekosten (evt. met tegenprestatie, zoals standhuur). De sponsorafspraak moet in een schriftelijke overeenkomst worden vastgesteld.
- Als de totale bijdrage aan gastvrijheid of een bijeenkomst (cumulatief in één jaar) meer bedraagt dan € 500, dient deze te worden geopenbaard in het Transparantieregister Zorg. Voor meer informatie over de openbaarmaking van financiële relaties, kunt u deze informatiebrochure raadplegen.
